Coordinare i volontari di protezione civile e i volontari spontanei in emergenza

Il Capo V del D.Lgs. 1/2018 tratta la partecipazione dei cittadini e il volontariato organizzato. Il volontariato opera tramite enti del Terzo settore, compresi i gruppi comunali, e altre forme organizzate, che devono essere iscritte nell’Elenco nazionale per partecipare alle attività di protezione civile (art. 32-34). L’Elenco riunisce gli elenchi territoriali di Regioni e Province autonome e l’elenco centrale del Dipartimento. In emergenza il volontariato organizzato interviene secondo la pianificazione e su richiesta dell’autorità competente; il coordinamento spetta alla struttura regionale per gli iscritti agli elenchi territoriali e al Dipartimento per quelli dell’elenco centrale (art. 41). Il gruppo comunale è costituito con deliberazione del consiglio comunale, ha un coordinatore operativo dei volontari, e il Comune ne cura la gestione amministrativa (art. 35).

Chi si presenta senza appartenere a nessuna organizzazione ricade nell’art. 31: i cittadini possono agire in forma occasionale, a titolo personale e responsabilmente, per i primi interventi immediati nel proprio ambito personale, familiare o di prossimità, coordinandosi con le organizzazioni. Altre forme di partecipazione occasionale possono essere disciplinate da Regioni e Province autonome. Prima di attivare un punto di accoglienza controlli quindi cosa prevede la Sua Regione: la risposta può essere una grande accoglienza, un rifiuto gentile o l’orientamento verso le organizzazioni già attive sul posto.

Nel ciclo di preparazione questa è la fase RESOURCE: chi è disponibile, cosa sa fare, è sicuro impiegarlo. La linea di condotta si scrive in PREPARE, dentro il piano comunale, perché il giorno dell’evento è tardi per capire chi assicura chi.

Può essere una palestra, un centro civico o un gazebo vicino all’area colpita. Individui più sedi in anticipo, nel piano, e scelga al momento. Quelle adatte hanno queste caratteristiche:

• Distanza di sicurezza dal pericolo, fuori dall’area di intervento.
• Parcheggio e collegamenti con i luoghi di lavoro.
• Riscaldamento, bagni, primo soccorso, cibo e bevande.
• Spazi separati per colloqui riservati, briefing e assistenza.
• Una bacheca con la situazione attuale e i tipi di lavoro disponibili.

Il modulo sta su una facciata: nome, recapito, contatto di emergenza, competenze, condizioni di salute rilevanti per il lavoro, disponibilità. La preregistrazione online accelera, ma all’arrivo serve comunque un colloquio. Il rischio principale è l’attesa: chi si spazientisce va da solo sul posto o si sfoga online. Se la coda cresce, aggiunga personale e spieghi perché esiste il percorso.

Divida le persone in quattro gruppi di massima: qualificati e verificati (infermieri, elettricisti, operatori di macchine, con un riscontro), lavoro fisico, supporto (cucina, logistica, telefonate, traduzioni) e non oggi. Ringrazi l’ultimo gruppo, prenda i recapiti e spieghi che potrebbe servire nella fase di superamento, che di solito dura molto di più. Annoti le ragioni di un rifiuto, perché la stessa persona può presentarsi a un altro punto. Un gruppo, come un’azienda o una parrocchia, può registrarsi tramite un referente, ma i nomi vanno raccolti uno per uno. A chi vuole continuare, indichi il gruppo comunale o un’organizzazione iscritta all’Elenco nazionale.

Per i volontari degli enti iscritti all’Elenco nazionale il Codice prevede, con l’attivazione dell’autorità competente, il mantenimento del posto di lavoro e del trattamento economico per non più di trenta giorni continuativi e fino a novanta nell’anno, e la copertura assicurativa secondo l’art. 18 del Codice del Terzo settore; il datore di lavoro può chiedere il rimborso, anche come credito d’imposta (art. 39). Per pianificazione e addestramento i limiti scendono a dieci giorni continuativi e trenta nell’anno. Queste tutele sono scritte per chi aderisce a un soggetto iscritto: una persona che si presenta da sola non vi rientra per il solo fatto di aiutare. Se il Comune accetta il suo aiuto e ne dirige il lavoro, chieda ora alla Sua compagnia e all’ufficio legale come rispondono le polizze, e tenga nome, luogo e compito di ogni persona impiegata.

Sulla sicurezza, il D.Lgs. 81/2008 (art. 3, comma 3-bis) si applica ai volontari di protezione civile tenendo conto delle particolari modalità della loro attività, con le regole del decreto interministeriale del 13 aprile 2011 e del decreto del Capo Dipartimento del 12 gennaio 2012 su scenari di rischio, formazione e controllo sanitario. Per i volontari spontanei consigliamo la maggiore età e soli compiti a basso rischio: è una nostra indicazione, da verificare con le regole regionali.

L’attesa è ciò che spinge ad autoattivarsi. Chieda compiti al COC a ogni cambio turno, e dia a ciascuno un luogo, un capogruppo, una verifica dei rischi, un inizio e una fine. Squadre da cinque a otto persone si seguono facilmente. Limiti i turni, preveda pause e allontani le persone dai lavori più pesanti emotivamente; per chi non è abituato, quattro ore sono un primo turno ragionevole. Sono nostri suggerimenti, da adattare al compito.

Lavori tipicamente sicuri: riempire sacchi di sabbia, spostare mobili, togliere il fango dalle case con il consenso dei proprietari, smistare donazioni, preparare pasti, andare a due a due a trovare i vicini. Barche, motoseghe, ingressi in strutture danneggiate e tutto ciò che si svolge in acqua corrente restano alle squadre addestrate.

I moduli contengono dati personali e spesso dati sulla salute, che il GDPR tratta come categoria particolare (art. 9). Li usi solo per la partecipazione di quella persona a quell’emergenza, li custodisca in sicurezza e li cancelli quando non servono più. Lo scriva sul modulo. Se è il Comune a trattarli, coinvolga il responsabile della protezione dei dati quando prepara il modulo, non il giorno dell’evento. Se i volontari vanno nelle case, dia loro solo gli indirizzi che servono.

Scriva fin dall’inizio un piano di chiusura. Annunci la data in anticipo, registri l’uscita di tutti e verifichi ogni nome. Faccia un breve debriefing, chieda cosa hanno visto che alla risposta è sfuggito e trasmetta rischi o preoccupazioni. Ringrazi per iscritto, indichi dove trovare supporto e orienti le persone verso il gruppo comunale o le organizzazioni della zona, così la disponibilità non va persa. Poi porti ciò che ha imparato nel piano successivo: veda come condurre un debriefing.

Sinkaos offre alle persone esterne alla Sua organizzazione un accesso ospite limitato nel tempo e nell’ambito, che termina da solo, e i Suoi moduli possono raccogliere i dati di registrazione. I compiti vengono assegnati, collocati sulla mappa e confermati, così il coordinatore vede chi è dove. Moduli, regole di conservazione ed esportazioni sostengono il lavoro sul GDPR. Chi fa cosa lo decide sempre una persona. Veda Sinkaos per le squadre sul campo delle ONG.