Come condurre un debriefing che cambia qualcosa

Il debriefing è la fase LEARN del ciclo di preparazione, e ciò che ne esce alimenta CHANGE THE WORLD MODEL: un pericolo aggiunto alla mappa, un passaggio aggiunto al piano, una prova nel calendario.

Anche il sistema italiano lo tratta come parte del lavoro. La circolare del Dipartimento della Protezione Civile sulle attività addestrative inserisce il debriefing post-esercitativo tra gli elementi di progetto, per valutare le lezioni apprese. Dopo l’esercitazione internazionale TWIST sul rischio maremoto, svolta nel 2013 in provincia di Salerno, una riunione plenaria nell’aprile 2014 ha chiuso un percorso di incontri territoriali con le lezioni utili alla pianificazione. Il metodo è descritto nella voce di glossario sul debriefing (after-action review).

Riunisca le persone in cerchio prima che qualcuno riparta. Chieda cosa è andato bene, cosa no e se qualcosa deve cambiare prima del prossimo turno. Poi chieda direttamente se qualcuno ha bisogno di supporto. Annoti le attrezzature rotte, i quasi incidenti e ogni documento da conservare. Le cause profonde possono aspettare: a fine turno, chi è stanco spiega male.

Le dica ad alta voce anche se tutti le conoscono già. Contano soprattutto per la persona meno anziana in sala.

• Siamo qui per migliorare il sistema. Le questioni disciplinari si trattano altrove.
• I gradi restano fuori dalla porta: parla per primo chi è arrivato per ultimo.
• Parla una persona alla volta, dal proprio punto di vista.
• I disaccordi vengono annotati. Nessuno è obbligato ad arrivare a una sola versione.
• Ciò che si dice qui sulle persone resta qui; le constatazioni circolano.

Chieda del lavoro e di ciò che le persone potevano vedere in quel momento. «Perché siete andati nel settore C?» suona come un’accusa. «Cosa sapevate quando la squadra è andata nel settore C?» ottiene una risposta migliore.

• Cosa si aspettava che succedesse a quel punto?
• Quali informazioni aveva, e da dove venivano?
• Cosa Le serviva e non aveva?
• Quando si è accorto che il piano non corrispondeva più?
• Cosa avrebbe reso le cose più facili?
• Cosa ha fatto che non è scritto da nessuna parte?

Un fatto ha una fonte che altri possono controllare: una riga di registro alle 14:12, un tracciato, una foto con l’orario. Un racconto è ciò che una persona ha visto o creduto, e ha un valore diverso, perché spiega come mai ha agito così. Tenga due colonne sulla lavagna. Quando due racconti non coincidono, li annoti entrambi e cerchi il documento. Dove il documento manca, lo dica. Spesso il momento in cui una cosa è diventata nota dice più del momento in cui è accaduta.

Gli appunti del debriefing possono avere una vita dopo la riunione. Per un ente pubblico i documenti prodotti possono rientrare nell’accesso agli atti (legge 241/1990) e nell’accesso civico (D.Lgs. 33/2013). Se è possibile un’indagine, un procedimento o una richiesta di risarcimento, chieda consiglio al Suo ufficio legale prima di iniziare.

La maggior parte delle lezioni si perde perché resta un’osservazione. Porti ognuna attraverso questi passaggi prima di chiudere l’incontro, o al più tardi entro la settimana.

1. Constatazione: cosa è successo, con le evidenze. «Il cancello 2 ha richiesto undici minuti per aprirsi.»
2. Causa: perché. «La chiave era a un addetto all’altro capo dell’area.»
3. Lezione: cosa vale in generale. «Le uscite di riserva richiedono chi ha la chiave al cancello.»
4. Azione: una modifica a una cosa precisa. «Aggiungere il custode della chiave alla scheda del cancello 2 e una cassetta chiavi all’elenco dotazioni.»
5. Responsabile e data: una persona, una scadenza.
6. Prova: come si saprà che ha funzionato, di solito alla prossima esercitazione.

In Sinkaos il debriefing si costruisce dal registro: messaggi, compiti, criticità, tracciati, versioni del piano, allarmi e media. Tiene i racconti personali separati dai fatti accertati, lega le constatazioni alle evidenze, assegna alle lezioni responsabile, ambito e stato, e segue le azioni con scadenze e prova di esecuzione. Le lezioni possono poi proporre modifiche a piani, addestramento, attrezzature, percorsi e mappe. Veda il modello del mondo.