Coordinación de voluntarios en emergencias: de la agrupación a los voluntarios espontáneos

En España el voluntariado de protección civil está organizado. Según datos del Ministerio del Interior de 2020, unas 80.000 personas forman parte de las Agrupaciones de Voluntarios de Protección Civil locales. La constitución de una agrupación depende de cada ayuntamiento y de la normativa autonómica: en La Rioja, por ejemplo, requiere acuerdo del Pleno, un reglamento propio y una póliza de seguro. La Ley 17/2015 dice en su artículo 7 quáter que los voluntarios actúan a través de las entidades en que se integran, sin relación de empleo con la Administración, y su artículo 17.3 subordina su movilización y sus actuaciones a las de los servicios públicos. Cruz Roja Española es entidad colaboradora del sistema (disposición adicional primera bis).

El problema llega con quien se presenta sin pertenecer a nada. La Ley 45/2015 exige que el voluntariado se desarrolle a través de entidades (artículo 3.1.d) y excluye las actividades aisladas o esporádicas prestadas al margen de ellas (artículo 3.3.a), mientras que admite acciones concretas y específicas siempre que pasen por una entidad (artículo 3.4). Dicho de otro modo, una persona que ayuda por su cuenta queda fuera del régimen de la ley. Si quiere contar con ella, intégrela en una entidad. Aparte queda el deber del artículo 7 bis de la Ley 17/2015: las autoridades pueden exigir prestaciones personales a cualquier persona mayor de edad, aunque eso es una obligación impuesta y nada tiene que ver con el voluntariado.

En el ciclo de la preparación esta es la fase RESOURCE: quién está disponible, qué sabe hacer y si es seguro emplearlo. La política se escribe en PREPARE, porque resolver el seguro el mismo día llega tarde. Según la situación abrirá un gran punto de recepción, declinará la ayuda con cortesía o derivará a la gente hacia la agrupación y las asociaciones del barrio.

Puede ser un polideportivo o una carpa cerca del lugar. Identifique varios edificios en el plan municipal y elija ese día. Los buenos reúnen estas condiciones:

• Una distancia segura del peligro, fuera de la zona de emergencia.
• Aparcamiento y transporte hasta los lugares de trabajo.
• Calefacción, aseos, primeros auxilios, comida y bebida.
• Espacio aparte para la valoración privada, el briefing y el descanso.
• Un tablón con la situación actual y los tipos de trabajo disponibles.

Mantenga la ficha en una cara de papel: nombre, contacto, contacto de emergencia, capacidades, afecciones de salud relevantes para el trabajo y disponibilidad. Quien vaya a actuar a través de una entidad necesita además un acuerdo de incorporación por escrito (artículo 12) y una acreditación (artículo 14.2.i), de modo que conviene tener un modelo breve impreso. El retraso es su principal riesgo: la gente frustrada se marcha y va al lugar por su cuenta, o se queja en las redes. Si se forma cola, ponga más personas y explique para qué sirve el proceso.

Clasifique en cuatro grupos aproximados: cualificados y comprobados (enfermeras, electricistas, operadores de maquinaria, con acreditación), trabajo físico, apoyo (cocina, logística, llamadas, traducción) y hoy no. Dé las gracias a este último grupo, tome sus datos y explique que pueden hacer falta en la recuperación, que suele durar mucho más. Las decisiones de descartar a alguien deben quedar anotadas, ya que esa persona puede ir a otro punto. Un grupo, como una empresa o una parroquia, puede registrarse a través de un contacto, pero conserve los nombres de cada integrante.

La entidad de voluntariado debe suscribir un seguro u otra garantía que cubra los riesgos de accidente y enfermedad derivados directamente de la actividad (Ley 45/2015, artículos 10.1.e y 14.2.c), y responde frente a terceros por los daños causados por sus voluntarios (artículo 14.3). Por eso conviene preguntar a la aseguradora ahora, antes de la emergencia, si la póliza de la agrupación cubre a personas incorporadas de forma puntual. Implique a secretaría e intervención al redactar el plan, y conserve nombre, lugar y tarea de cada persona enviada. A quien actúa por su cuenta, sin que lo sepan los responsables, no debe suponerle ninguna cobertura.

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales se aplica a las relaciones laborales y al personal de las administraciones (artículo 3); la Ley 45/2015 obliga a los voluntarios a cumplir las medidas de seguridad y salud de la entidad (artículo 11.j). Incluir las tareas de voluntarios en su evaluación de riesgos es una buena práctica aunque ninguna norma se lo pida. En cuanto a la edad, la ley admite menores con consentimiento o autorización de sus representantes (artículo 8.2), pero recomendamos mayores de 18 años en la fase de respuesta. Las actividades con contacto habitual con menores exigen certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales y de Trata de Seres Humanos (Ley 45/2015, artículo 8.4; Ley Orgánica 8/2021, artículo 57). El Ministerio de Justicia lo limita a tareas cuyos destinatarios principales sean menores, así que diseñe las tareas para que no haga falta.

La espera es lo que empuja a la gente a actuar por su cuenta. Pida tareas al CECOPAL en cada cambio de turno y dé a cada tarea un lugar, un responsable, una comprobación de riesgo, un inicio y un final. Los grupos de cinco a ocho personas son fáciles de supervisar. Limite los turnos, prevea descansos y aparte a la gente de los trabajos duros emocionalmente; cuatro horas es un primer turno razonable para quien no está acostumbrado. Son límites que sugerimos, ajústelos a la tarea. Recuerde además que el voluntariado no puede sustituir a la Administración en servicios a los que esté obligada (Ley 45/2015, artículo 4.2).

Trabajo normalmente seguro: llenar sacos terreros, mover muebles, retirar lodo de viviendas con permiso del propietario, clasificar donaciones, preparar comida, visitar a vecinos por parejas. Deje las embarcaciones, las motosierras, la entrada en estructuras dañadas y cualquier cosa en agua en movimiento a los equipos formados.

Las fichas de voluntarios contienen datos personales y a menudo de salud, que el Reglamento General de Protección de Datos trata como categoría especial (artículo 9). La Ley 45/2015 aún cita la Ley Orgánica 15/1999, hoy sustituida por la Ley Orgánica 3/2018. Use los datos solo para la participación de esa persona en esa emergencia, guárdelos con seguridad y suprímalos cuando dejen de hacer falta. Dígalo en la propia ficha. Comparta lo necesario y proporcionado, y deje constancia de lo que hizo. Si los voluntarios visitan domicilios, deles solo las direcciones que necesiten. Tenga en cuenta que las entidades deben llevar un registro de acuerdos de incorporación y de altas y bajas (artículo 14.2.l).

Escriba un plan de cierre desde el principio. Anuncie la fecha con antelación, registre la salida de todos y cuadre cada nombre. Haga un debriefing breve, pregunte qué vieron que la respuesta pasó por alto y traslade cualquier riesgo o preocupación. Dé las gracias por escrito, indique dónde encontrar apoyo y expida el certificado de duración y actividades que la ley prevé para los voluntarios de una entidad (artículo 14.2.k). Oriente a quien quiera seguir hacia la agrupación local: los cursos de la Escuela Nacional de Protección Civil incluyen acciones específicas para voluntarios. Después lleve lo aprendido al siguiente plan; consulte cómo hacer un debriefing.

Sinkaos da a personas ajenas a su organización un acceso de invitado limitado en tiempo y alcance, que termina por sí solo, y sus propios formularios pueden recoger los datos de registro. Las tareas se asignan, se sitúan en el mapa y se confirman, de modo que un coordinador puede ver quién está dónde. Los formularios, los plazos de conservación y las exportaciones ayudan en su trabajo con el RGPD. Quién hace qué lo sigue decidiendo una persona. Consulte Sinkaos para equipos de campo de ONG.