Il ciclo della preparazione: conoscere il territorio e tenerlo aggiornato

Chi si occupa di emergenze disegna la preparazione come un cerchio da decenni. In Italia il Codice della protezione civile (d.lgs. 2 gennaio 2018, n. 1) definisce all’articolo 2 le attività di protezione civile come quelle volte alla previsione, alla prevenzione e mitigazione dei rischi, alla gestione delle emergenze e al loro superamento. Sinkaos usa un ciclo più fitto, di dieci fasi, perché il lavoro di un responsabile tra un’operazione e l’altra è molto più vario di una sola voce chiamata «prevenzione».

• KNOW (conoscere). L’area, i siti, gli edifici, i rischi, le persone e le attrezzature come sono oggi.
• PREPARE (prepararsi). Schede, alternative e liste di controllo scritte prima che succeda qualcosa.
• PLAN (pianificare). Un’operazione precisa, con settori, percorsi, ruoli, compiti e un piano B.
• RESOURCE (organizzare le risorse). Le persone giuste, con abilitazioni valide, e attrezzature che funzionano.
• TRAIN (addestrarsi). Esercitazioni costruite sui piani veri, nei luoghi veri.
• EXECUTE (eseguire). L’operazione.
• ADAPT (adattarsi). Il passaggio all’alternativa preparata quando le condizioni cambiano.
• LEARN (imparare). Il debriefing: cosa era previsto, cosa è successo e perché le due cose non coincidono.
• CHANGE THE WORLD MODEL (cambiare il modello del mondo). Le constatazioni rientrano in ciò che la squadra sa.
• REPEAT (ripetere). L’operazione successiva parte da lì.

Il modello del mondo è il quadro condiviso che una squadra ha del proprio territorio e che conserva tra un’operazione e l’altra: mappe e planimetrie, vie di accesso e rischi, telecamere e sensori, chi è abilitato a fare cosa e quali attrezzature sono pronte. Nella maggior parte delle organizzazioni è sparso tra una cartella condivisa, un foglio di calcolo con i contatti, qualche mappa plastificata e la memoria di due persone esperte.

Ogni fase del ciclo attinge da lì. Un piano vale quanto la mappa su cui è stato disegnato, e un turno quanto i registri delle abilitazioni che ci stanno dietro. Per questo la nona fase ci scrive dentro.

Quasi sempre tra LEARN e CHANGE. Il debriefing si fa, qualcuno scrive una relazione, e le constatazioni restano lì. Il Codice chiede altro: l’articolo 18 vuole che la pianificazione di protezione civile stabilisca i meccanismi e le procedure per la propria revisione e il proprio aggiornamento, per l’organizzazione delle esercitazioni e per l’informazione alla popolazione. Per classificare le esercitazioni per scala (esercitazione di protezione civile, full-scale, table-top) le regioni rimandano alla circolare del Capo Dipartimento del 28 maggio 2010, e la Regione Lazio, per esempio, chiede che il documento di impianto preliminare preveda una riunione finale di debriefing. Anche a livello nazionale il Dipartimento della Protezione Civile chiude le grandi esercitazioni allo stesso modo: dopo Exe Flegrei 2024 il debriefing del 13 novembre 2024 a Pozzuoli ha passato in rassegna punti di forza e criticità dei piani di settore per migliorare la pianificazione. Per far circolare le esperienze tra i comuni il Dipartimento ha poi aperto un Osservatorio sulle buone pratiche di protezione civile.

Una lezione è imparata quando qualcosa che una persona userà la volta successiva è diverso: un rischio segnato sulla mappa, un passaggio aggiunto a una scheda, una prova inserita nel calendario dell’addestramento, un ricambio aggiunto all’elenco delle attrezzature. Se nel modello del mondo non è cambiato niente, l’operazione successiva riparte dallo stesso punto della precedente.

1. 01
   Know

   Il campo sportivo della sagra, i suoi tre varchi, la stradina lungo il torrente, la postazione sanitaria e le sei radio del Comune sono già nell’atlante dall’anno scorso.
2. 02
   Prepare

   Il piano di sicurezza della sagra prevede un’alternativa per un bambino smarrito e una per il temporale, ciascuna con la propria lista di controllo.
3. 03
   Plan

   La Pro Loco divide il campo in quattro zone, assegna i volontari del gruppo comunale di protezione civile e indica il Varco 2 come uscita di riserva.
4. 04
   Resource

   Gli attestati BLSD di due soccorritori scadono prima della sagra. Il turno lo segnala e vengono chiamati altri due.
5. 05
   Train

   La settimana prima i volontari provano sul campo la procedura per il bambino smarrito, insieme alla polizia locale.
6. 06
   Execute

   Il giorno della sagra segnalazioni, compiti e posizioni stanno su una sola mappa. Verso il torrente la rete è debole, così i telefoni mettono in coda le segnalazioni e le inviano appena possono.
7. 07
   Adapt

   Alle 15:40 arriva l’avviso di un temporale forte. Parte l’alternativa per il temporale e si apre il Varco 2.
8. 08
   Learn

   Rivedendo la cronologia si scopre che per aprire il Varco 2 ci sono voluti undici minuti, perché la chiave del lucchetto ce l’aveva il volontario sbagliato.
9. 09
   Change the world model

   Chi custodisce la chiave entra nella scheda del Varco 2, l’apertura diventa un passaggio dell’alternativa e all’elenco delle attrezzature si aggiunge una cassetta portachiavi.
10. 10
    Repeat

    La sagra dell’anno dopo parte da questa versione, e lo stesso vale per il mercatino di Natale sullo stesso campo.

Sinkaos conserva il modello del mondo in un atlante permanente e lo usa in ogni fase: piani ed esercitazioni si disegnano lì sopra, turni e pacchetti missione nascono dai suoi registri, l’operazione si svolge su di esso anche offline, e le constatazioni del debriefing vi tornano dentro con un responsabile. Vedete Sinkaos per il Centro operativo comunale oppure la voce di glossario sul modello del mondo.