Spontanhelfer im Katastrophenfall koordinieren

Das DRK versteht unter Spontanhelfenden Menschen, die unabhängig von einer organisatorischen Anbindung in Notlagen helfen wollen, ob vorab registriert oder spontan vor Ort. Ihre Zahl kann jeden Plan übersteigen: Ins Ahrtal kamen 2021 bis September rund 50.000 Personen. Das Helfer-Shuttle brachte Hunderte in Teams mit erfahrenen Scouts ins Gebiet, doch am zweiten Wochenende reisten Tausende mit dem eigenen Auto an, die Straßen waren dicht, Räumgeräte und Einsatzfahrzeuge kamen nicht mehr durch, und das Tal wurde gesperrt. Beim Tornado im Landkreis Aichach-Friedberg 2015 gelang dagegen die Einbindung von etwa 4.500 Freiwilligen, unter anderem mit einem eigenen Einsatzabschnitt „Koordination zivile Helfer“, gesperrten Zufahrten und Bereitstellungsräumen.

Einen Standard, der immer funktioniert, gibt es laut der bayerischen Zeitschrift brandwacht nicht. Bayern hält im Konzept „Katastrophenschutz Bayern 2025“ fest, dass der Einsatz unter der Verantwortung der Katastrophenschutzbehörde erfolgen sollte, die eine Hilfsorganisation mit der Umsetzung beauftragen kann. Das DRK sieht sich selbst in dieser Rolle, behält dabei aber Einsatzführung und Arbeitsschutz. Als internationale Norm gibt es die ISO 22319 zur Planung der Einbindung spontaner Helfer.

Im Kreislauf der Einsatzvorbereitung ist das die Stufe RESOURCE: Wer ist da, was kann die Person, und lässt sie sich sicher einsetzen? Das Konzept schreiben Sie in PREPARE, denn die Versicherungsfrage am Einsatztag zu klären ist zu spät.

Das kann eine Mehrzweckhalle sein oder ein Pavillon am Rand des Schadensgebiets. Benennen Sie mehrere Objekte im Voraus und entscheiden Sie am Tag. In Aichach-Friedberg half es, dass Einsatzkräfte und Helfer gemeinsam im Bereitstellungsraum auf Aufträge warteten. Gute Standorte haben:

• Sicheren Abstand zur Gefahr, außerhalb der Einsatzstelle.
• Parkplätze und einen Pendelverkehr zu den Einsatzorten, damit nicht jeder selbst fährt.
• Wärme, Toiletten, Erste Hilfe, Essen und Trinken.
• Eigene Bereiche für vertrauliche Gespräche, Einweisung und Betreuung.
• Eine Tafel mit aktueller Lage und den Arten von Arbeit, die gebraucht werden.

Beschränken Sie das Formular auf eine Seite: Name, Kontakt, Notfallkontakt, Fähigkeiten, für die Arbeit relevante Gesundheitsangaben, Verfügbarkeit. Für den Status als Verwaltungshelfer ist laut brandwacht keine namentliche Registrierung nötig, für die Fürsorge und die Vollzähligkeit am Abend brauchen Sie die Namen trotzdem. Eine Vorabregistrierung, wie sie etwa TEAM Bayern von BRK und Bayerischem Rundfunk anbietet, spart Zeit, ersetzt aber das Gespräch bei der Ankunft nicht. Das größte Risiko ist Wartezeit: Wer frustriert ist, fährt auf eigene Faust los oder beschwert sich im Netz. Staut es sich, holen Sie mehr Leute dazu und erklären Sie den Grund.

Teilen Sie grob in vier Gruppen ein: Fachkräfte mit Nachweis (Pflegekräfte, Elektriker, Baggerführer), körperliche Arbeit, Unterstützung (Küche, Logistik, Telefon, Übersetzung) und heute nicht. Der letzten Gruppe danken Sie, nehmen die Kontaktdaten auf und erklären, dass sie im Wiederaufbau gebraucht werden könnte, der meist viel länger dauert. Halten Sie Absagen fest, denn abgewiesene Personen tauchen manchmal an einer anderen Stelle wieder auf. Gruppen wie ein Betrieb oder ein Verein können sich über eine Kontaktperson melden, die einzelnen Namen brauchen Sie dennoch.

Handeln Spontanhelfer mit Einverständnis der zuständigen Behörde, gelten sie nach der Rechtsprechung als Verwaltungshelfer und haben ähnliche Rechte und Pflichten wie organisierte Helfer, schreibt die brandwacht unter Berufung auf einen Beitrag in der BBK-Zeitschrift Bevölkerungsschutz. Wer Weisungen nicht folgt, wird zum Störer und kann von der Einsatzstelle verwiesen werden. Das klären Sie am besten vorab mit dem Rechtsamt und dem Versicherer Ihrer Kommune.

Gesetzlich unfallversichert sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. a SGB VII Personen, die bei Unglücksfällen oder gemeiner Gefahr oder Not Hilfe leisten; Nr. 12 erfasst Personen, die in Unternehmen zur Hilfe bei Unglücksfällen unentgeltlich tätig sind. Für Nr. 13 Buchst. a sind nach § 128 SGB VII die Unfallversicherungsträger im Landesbereich zuständig. Ob der Schutz im Einzelfall greift, entscheidet der Träger, und für Sachschäden sagt das nichts. Fragen Sie deshalb früh bei Ihrer Unfallkasse und Ihrem Haftpflichtversicherer nach. Halten Sie für alle Eingesetzten Name, Ort und Aufgabe fest.

Wir empfehlen, in der Einsatzphase nur Volljährige einzusetzen. Das DRK bindet Minderjährige nur in altersgerechte, pädagogisch verantwortete Aufgaben ein. Ein erweitertes Führungszeugnis lässt sich am Einsatztag nicht beschaffen, planen Sie die Aufgaben also so, dass keines nötig ist.

Warten treibt Menschen dazu, sich selbst einzusetzen. Holen Sie bei jedem Schichtwechsel Aufträge von der Einsatzleitung und geben Sie jedem Auftrag Ort, Scout, Gefahrenprüfung, Beginn und Ende. Gruppen von fünf bis acht Personen lassen sich gut führen. Begrenzen Sie die Schichten, planen Sie Pausen und lösen Sie Menschen bei belastenden Arbeiten ab; vier Stunden sind eine vernünftige erste Schicht für Ungeübte. Diese Grenzen sind unser Vorschlag, passen Sie sie an die Aufgabe an.

Typische sichere Arbeiten: Sandsäcke füllen, Möbel tragen, Schlamm aus Häusern räumen, wenn die Eigentümer zustimmen, Spenden sortieren, Verpflegung ausgeben, zu zweit bei Nachbarn nachfragen. Boote, Kettensägen, das Betreten beschädigter Gebäude und alles in fließendem Wasser bleiben ausgebildeten Einheiten vorbehalten.

Helferformulare enthalten personenbezogene Daten und oft Gesundheitsdaten, also eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Nutzen Sie die Daten nur für die Mitwirkung in diesem Einsatz, schützen Sie sie und löschen Sie sie, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Sagen Sie das auf dem Formular, und holen Sie dort die ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsangaben ein, wenn Sie sich darauf stützen. Für öffentliche Stellen kommen die Regeln in § 22 BDSG oder im jeweiligen Landesdatenschutzgesetz hinzu. Gehen Helfer in Wohnhäuser, geben Sie ihnen nur die Adressen, die sie brauchen.

Schreiben Sie von Anfang an einen Plan für das Ende. Kündigen Sie den Termin an, melden Sie alle ab und gleichen Sie jeden Namen ab. Halten Sie eine kurze Nachbesprechung, fragen Sie, was die Helfer gesehen haben, das dem Einsatz entgangen ist, und geben Sie Gefahrenhinweise weiter. Das DRK versteht auch psychosoziale Unterstützung nach belastenden Erlebnissen als Teil seiner Verantwortung. Danken Sie schriftlich, nennen Sie Hilfsangebote und zeigen Sie Wege in eine Organisation, ohne während des Einsatzes zu werben. Tragen Sie das Gelernte in den nächsten Plan ein; siehe Einsatznachbesprechung.

Sinkaos gibt Personen von außerhalb einen zeitlich und inhaltlich begrenzten Gastzugang, der von selbst endet, und Ihre eigenen Formulare können die Registrierung erfassen. Aufgaben werden zugewiesen, auf der Karte verortet und bestätigt, sodass die Koordination sieht, wer wo ist. Formulare, Aufbewahrungsregeln und Exporte unterstützen Ihre DSGVO-Arbeit. Wer was tut, entscheidet weiterhin ein Mensch. Mehr unter Sinkaos für Hilfsorganisationen im Feld.