Koordynacja wolontariuszy spontanicznych przy powodzi i innych klęskach

Polskie przepisy nie mają osobnego rozdziału o wolontariuszach spontanicznych, a ogólnokrajowych wytycznych na ten temat nie znaleźliśmy. Podstawą jest dział o wolontariacie w ustawie o działalności pożytku publicznego (art. 42-50), a po stronie gminy ustawa o ochronie ludności: wójt ewidencjonuje podmioty i zasoby ochrony ludności, udziela pomocy doraźnej i może zawierać porozumienia z organizacjami pozarządowymi (art. 10, art. 19). Polski Czerwony Krzyż jest wymieniony wprost wśród podmiotów ochrony ludności (art. 17).

Wrzesień 2024 r. pokazał, co się dzieje bez kanału zgłoszeń. MSWiA apelowało, by nie jechać z darami bezpośrednio na zalane tereny, bo takie wyjazdy utrudniały ruch na i tak trudnych drogach, i kierowało pomoc do hubów wojewódzkich centrów zarządzania kryzysowego we Wrocławiu i Opolu. Narodowy Instytut Wolności prosił o unikanie nieprzemyślanych akcji i o współpracę z organizacjami i władzami. Czasem właściwą decyzją jest duży punkt przyjęć, czasem grzeczna odmowa, a czasem wystarczy skierować ludzi do sołtysa, parafii albo lokalnej organizacji, które zorganizują ich na miejscu.

W cyklu przygotowania to etap RESOURCE: kto jest dostępny, co potrafi i czy można go bezpiecznie użyć. Zasady trzeba zapisać na etapie PREPARE, bo na ubezpieczenie w dniu powodzi jest już za późno.

Może to być hala sportowa, remiza OSP, świetlica wiejska albo namiot przy dojeździe do zalanego terenu. Warto wskazać w gminnym planie zarządzania kryzysowego kilka miejsc i wybrać jedno w dniu zdarzenia. Dobre miejsce ma następujące cechy:

• Bezpieczna odległość od zagrożenia, poza strefą działań ratowniczych.
• Parking i transport do miejsc pracy.
• Ogrzewanie, toalety, pierwsza pomoc, jedzenie i picie.
• Oddzielne miejsce na rozmowę, instruktaż i odpoczynek.
• Tablica z aktualną sytuacją i rodzajami prac.

Formularz warto zmieścić na jednej stronie: imię i nazwisko, kontakt, osoba do powiadomienia, umiejętności, stan zdrowia istotny dla pracy, dyspozycyjność. Rejestracja internetowa przyspiesza sprawę, ale po przyjeździe i tak trzeba porozmawiać. Największym zagrożeniem jest kolejka, bo sfrustrowani ludzie sami pojadą na miejsce albo wyleją żal w sieci. Gdy kolejka rośnie, trzeba dodać obsługę i wyjaśnić, po co jest ta procedura.

Na początek wystarczą cztery grupy: wykwalifikowani (pielęgniarki, elektrycy, operatorzy maszyn, każdy z potwierdzeniem uprawnień, bo art. 43 ustawy wymaga kwalifikacji tam, gdzie nakładają je odrębne przepisy), praca fizyczna, wsparcie (kuchnia, logistyka, telefony, tłumaczenia) i nie dzisiaj. Ostatniej grupie trzeba podziękować, zapisać kontakt i wyjaśnić, że może być potrzebna przy odbudowie, która zwykle trwa znacznie dłużej. Decyzje o odmowie warto zapisywać. Grupa, na przykład firma lub parafia, może zgłosić się przez jedną osobę, ale nazwiska trzeba mieć imienne.

Korzystać z pracy wolontariuszy mogą organizacje pozarządowe, organy administracji publicznej i podległe im jednostki oraz podmioty lecznicze (art. 42). Zakres, sposób i czas pracy określa porozumienie. Musi ono mieć postać pisemną, gdy praca trwa dłużej niż 30 dni, a na żądanie wolontariusza trzeba potwierdzić je na piśmie także wcześniej i wydać zaświadczenie (art. 44). Korzystający ma zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki na zasadach dotyczących pracowników, odpowiednie środki ochrony indywidualnej oraz pokryć koszty podróży służbowych i diet, chyba że wolontariusz zwolni go z tego na piśmie (art. 45). Prosty wzór porozumienia warto mieć w teczce kryzysowej.

Najważniejszy przepis na czas klęski to art. 46: wolontariuszowi pracującemu nie dłużej niż 30 dni korzystający musi zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Polisę grupową warto uzgodnić z ubezpieczycielem przed sezonem i dopytać, czy obejmuje osoby imiennie zgłaszane w dniu zdarzenia. Z kolei ustawa o ochronie ludności daje prawo do odszkodowania od Skarbu Państwa temu, kto poniósł szkodę w związku z wykonywaniem zadań ochrony ludności, o ile nie przysługuje ono z innych przepisów (art. 158). Czy dotyczy to konkretnej osoby, trzeba ocenić z prawnikiem. Ktoś, kto przyjechał bez wiedzy koordynatora, wypada poza porozumienie, dlatego przy każdym wolontariuszu trzeba mieć nazwisko, miejsce i zadanie.

Ustawa nie podaje jednego minimalnego wieku wolontariusza, ale w fazie reagowania rozsądnie jest przyjmować tylko osoby pełnoletnie, jak zrobiła to Caritas po powodzi w 2024 r. Przy działalności związanej z małoletnimi ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym wymaga sprawdzenia w rejestrze i przedłożenia informacji z Krajowego Rejestru Karnego (art. 21). W kryzysie trudno to zrobić, więc lepiej układać zadania tak, by wolontariusze spontaniczni nie opiekowali się dziećmi.

Bezczynność najszybciej wypycha ludzi do działania na własną rękę. Przy każdej zmianie warto prosić zespół kryzysowy o nowe zadania, a każde wyposażyć w miejsce, opiekuna, ocenę ryzyka, początek i koniec. Grupy po 5-8 osób łatwo nadzorować. Trzeba ograniczać zmiany, planować przerwy i zabierać ludzi od obciążających prac; cztery godziny to rozsądna pierwsza zmiana dla kogoś nieprzyzwyczajonego. To nasze sugestie, więc należy je dostosować do zadania.

Typowe bezpieczne prace: napełnianie worków z piaskiem, przenoszenie mebli, usuwanie mułu za zgodą właściciela, sortowanie darów, wydawanie posiłków, odwiedzanie sąsiadów w parach. Łodzie, piły łańcuchowe, wchodzenie do naruszonych budynków i wszystko w płynącej wodzie zostawić wyszkolonym zespołom, takim jak PSP, OSP i grupy ratownictwa PCK.

Formularze zawierają dane osobowe, a często też dane o zdrowiu, które RODO chroni szczególnie (art. 9). Trzeba używać ich wyłącznie do udziału tej osoby w tej akcji, przechowywać je bezpiecznie, usunąć, gdy przestaną być potrzebne, i napisać o tym na formularzu. Zgoda nie zawsze jest konieczną podstawą: RODO dopuszcza przetwarzanie, gdy jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby (art. 6 ust. 1 lit. d), a dane o zdrowiu w takim przypadku wtedy, gdy osoba nie może wyrazić zgody (art. 9 ust. 2 lit. c). Udostępniać należy tyle, ile konieczne, a decyzję zapisać. Wolontariusz odwiedzający domy dostaje tylko te adresy, które są mu potrzebne.

Plan zamknięcia trzeba mieć od początku. Datę ogłasza się z wyprzedzeniem, wszystkich wypisuje i sprawdza każde nazwisko. Krótkie omówienie pozwala zapytać, co ludzie zobaczyli, a czego zespół nie zauważył, i przekazać dalej każde ryzyko. Warto podziękować na piśmie, a na żądanie wydać zaświadczenie (art. 44), wskazać, gdzie szukać wsparcia, i skierować ludzi do organizacji, w tym OSP i PCK, żeby ich chęci nie przepadły. Wnioski idą do następnego planu; zobacz jak poprowadzić debriefing.

Sinkaos daje osobom spoza organizacji dostęp gościnny ograniczony czasem i zakresem, który wygasa sam, a własne formularze mogą zbierać dane rejestracyjne. Zadania są przydzielane, umieszczane na mapie i potwierdzane, więc koordynator widzi, kto gdzie jest. Formularze, ustawienia retencji i eksporty wspierają pracę nad RODO. O tym, kto co robi, nadal decyduje człowiek. Zobacz Sinkaos dla organizacji w terenie.