Cómo hacer un debriefing que cambie algo

El debriefing es la fase LEARN del ciclo de la preparación, y lo que sale de él alimenta CHANGE THE WORLD MODEL: un riesgo nuevo en el mapa, un paso más en un plan, un simulacro en el calendario.

En España la evaluación tiene base normativa. El artículo 18 de la Norma Básica de Protección Civil pide que cada plan incluya un programa de evaluación basado en el análisis crítico de sus activaciones, exige una evaluación específica de cada activación en situación operativa 2 o 3 y limita su objeto a determinar acciones de mejora del plan. Para las entidades de voluntariado, el artículo 14.2 de la Ley 45/2015 incluye el seguimiento y la evaluación de las actividades, y el artículo 10 reconoce a los voluntarios el derecho a colaborar en la evaluación de los programas. El método se explica en nuestra entrada sobre el análisis posterior a la acción.

Reúna a la gente en círculo antes de que nadie arranque el coche. Pregunte qué fue bien, qué no y si algo debe cambiar antes del siguiente turno. Después pregunte directamente si alguien necesita apoyo. Anote el material que falló, los casi accidentes y cualquier registro que deba conservarse. Deje las causas de fondo para más adelante, porque al final de un turno la gente cansada explica mal lo ocurrido.

Dígalas aunque todos las hayan oído antes. Son más necesarias para la persona con menos antigüedad de la sala.

• Estamos aquí para mejorar el sistema. Las cuestiones disciplinarias van por otro lado.
• Los galones se quedan en la puerta: habla primero quien lleva menos tiempo.
• Habla una persona cada vez, y desde lo que vio ella.
• El desacuerdo se anota. Nadie tiene que llegar a una versión única.
• Lo que se diga aquí sobre personas se queda aquí; las conclusiones sí circulan.

Pregunte por el trabajo y por lo que la gente podía ver en ese momento. «¿Por qué fue al sector C?» suena a acusación. «¿Qué sabía cuando el equipo fue al sector C?» obtiene mejor respuesta.

• ¿Qué esperaba que ocurriera en ese momento?
• ¿Qué información tenía y de dónde venía?
• ¿Qué necesitó y no tuvo?
• ¿Cuándo se dio cuenta de que el plan había dejado de encajar?
• ¿Qué lo habría hecho más fácil?
• ¿Qué hizo que no esté escrito en ninguna parte?

Un hecho tiene una fuente que otra persona puede comprobar: una anotación a las 14:12, un recorrido grabado, una foto con hora. Un relato es lo que alguien vio o creyó, y vale tanto como el hecho por otra razón: explica por qué actuó así. Mantenga dos columnas en la pizarra. Cuando dos relatos discrepen, anote ambos y busque el registro. Si el registro tiene huecos, dígalo. Tenga en cuenta también que el momento en que algo se supo suele decir más que el momento en que ocurrió.

Las notas de un debriefing pueden tener vida más allá de la reunión. Si hay heridos o fallecidos, o si es posible una reclamación o un procedimiento judicial, consulte con sus servicios jurídicos antes de empezar qué se escribe y quién lo guarda. Los voluntarios tienen además un deber de confidencialidad sobre lo que conocen en su actividad (Ley 45/2015, artículo 11), y los nombres de personas afectadas no deben aparecer en lo que circule.

La mayoría de las lecciones mueren porque se quedan en observaciones. Lleve cada una por estos pasos antes de cerrar la reunión o, como muy tarde, esa misma semana.

1. Conclusión: qué ocurrió, con pruebas. «La puerta 2 tardó once minutos en abrirse.»
2. Causa: por qué. «La llave la tenía un auxiliar en el otro extremo del recinto.»
3. Lección: qué vale en general. «Las salidas alternativas necesitan a alguien con llave en la propia puerta.»
4. Acción: un cambio sobre algo concreto. «Añadir al responsable de la llave en la ficha de la puerta 2 y un guardallaves a la lista de material.»
5. Responsable y fecha: una persona, un plazo.
6. Prueba: cómo lo sabrá, normalmente en el siguiente simulacro.

En Sinkaos el análisis posterior se construye a partir del registro: mensajes, tareas, incidentes, recorridos, versiones del plan, alertas y multimedia. Mantiene los relatos personales separados de los hechos establecidos, vincula las conclusiones a pruebas, da a cada lección responsable, alcance y estado, y sigue las acciones con plazos y prueba de cumplimiento. Las lecciones pueden proponer cambios en planes, formación, material, rutas y mapas. Consulte el modelo del mundo.