Monitoring lokalizacji pracowników i wolontariuszy a RODO: poradnik dla działań w terenie

RODO wprost wymienia dane o lokalizacji jako jeden z identyfikatorów, które sprawiają, że informacja jest daną osobową (art. 4 pkt 1). Bieżąca pozycja przypisana do imiennie wskazanego członka zespołu i ślad tego, gdzie ta osoba była podczas zmiany, są danymi osobowymi. Z czasem mogą ujawnić znacznie więcej niż pracę: gdzie ktoś mieszka, kiedy robi przerwy, do jakiego lekarza chodzi.

Organizacja, która decyduje, po co i jak zbierane są pozycje, jest administratorem: pracodawca, gmina, organizacja ratownicza lub organizacja pozarządowa prowadząca operację. Firma, która hostuje dla Państwa oprogramowanie, jest zwykle podmiotem przetwarzającym i potrzebuje umowy zgodnie z art. 28. Gdy w jednej operacji działa kilka organizacji, trzeba uzgodnić, kto za co odpowiada; współadministratorzy muszą to określić zgodnie z art. 26.

Zgoda w rozumieniu RODO musi być dobrowolna. Wytyczne EROD (EDPB) w sprawie zgody stwierdzają, że ze względu na nierównowagę sił między pracodawcą a pracownikiem pracownicy tylko w rzadkich przypadkach mogą wyrazić dobrowolną zgodę, a pracodawcy powinni co do zasady opierać się na innej podstawie. Jeśli odmowa grozi komuś konsekwencjami, zgoda nie jest ważna.

Kodeks pracy dodaje własne wymogi. GPS i podobne techniki to według UODO „inne formy monitoringu” z art. 22³ § 4: wolno je stosować, gdy są konieczne do organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub do właściwego użytkowania narzędzi pracy. Cele, zakres i sposób monitoringu trzeba określić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, poinformować pracowników najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem, a nowej osobie przekazać te informacje na piśmie przed dopuszczeniem do pracy (art. 22² § 6-8). Wolontariusze nie są pracownikami, ale podobna presja istnieje, gdy śledzenie jest warunkiem udziału w jednostce lub wyjeździe. Zgoda może działać przy funkcjach naprawdę opcjonalnych, na przykład przy udostępnianiu pozycji rodzinie podczas długiego wydarzenia. Dla rdzenia operacji prawnie uzasadniony interes lub zadanie publiczne, poparte rzetelną oceną, jest zwykle uczciwszym i stabilniejszym rozwiązaniem.

Art. 35 wymaga oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), gdy przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób. Wytyczne w sprawie DPIA zatwierdzone przez EROD (WP248 rev.01) wymieniają kryteria wskazujące na wysokie ryzyko. Śledzenie lokalizacji zespołu często spełnia kilka z nich:

• Systematyczne monitorowanie pozycji osób.
• Osoby szczególnie narażone: wytyczne wymieniają pracowników ze względu na nierównowagę sił.
• Innowacyjne wykorzystanie technologii, na przykład łączenie śladów z czujnikami, kamerami lub automatycznymi alertami.
• Dopasowywanie lub łączenie zbiorów danych, na przykład śladów z grafikami dyżurów i zapisami zdarzeń.
• Duża skala, gdy śledzonych jest wiele osób przez długi czas.

Art. 12 i 13 wymagają jasnej informacji w momencie, gdy zaczyna się zbieranie pozycji. W działaniach w terenie oznacza to poinformowanie ludzi prostym językiem, zanim włączą aplikację, co najmniej o tym: kto jest administratorem, po co zbierane są pozycje i na jakiej podstawie prawnej, kto je widzi, kiedy śledzenie działa i kiedy się kończy, jak długo przechowywane są ślady oraz jak wykonywać swoje prawa, w tym prawo do sprzeciwu, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes lub zadanie publiczne.

Opinia Grupy Roboczej Art. 29 w sprawie przetwarzania danych w miejscu pracy dodaje praktyczną uwagę: gdy urządzenia lub pojazdy mogą być używane także prywatnie, ludzie powinni móc wyłączyć śledzenie poza czasem pracy. Widoczny wskaźnik, że udostępnianie jest włączone, i jasny moment jego zakończenia robią dla zaufania więcej niż długa polityka, której nikt nie czyta.

Zbierać tylko to, czego wymaga cel (art. 5 ust. 1 lit. c), i przechowywać nie dłużej, niż to konieczne (art. 5 ust. 1 lit. e). RODO nie określa stałej liczby dni; to Państwo decydują i uzasadniają. Praktyczne rozwiązania, które dobrze się sprawdzają:

• Udostępniać bieżące pozycje tylko wtedy, gdy operacja jest aktywna, i tylko rolom, które ich potrzebują.
• Przechowywać szczegółowe ślady przez czas potrzebny do omówienia po działaniach, a potem je usunąć lub zagregować.
• Dłużej przechowywać tylko to, do czego jest konkretny powód, na przykład zdarzenie objęte postępowaniem wyjaśniającym lub obowiązek zachowania danych do celów prawnych.
• Nie wykorzystywać śladów do oceny wydajności, chyba że ten cel został wcześniej oceniony i ogłoszony.
• Usuwać lokalizację ze zdjęć, zanim opuszczą operację, chyba że jest potrzebna.

W Sinkaos członek zespołu zawsze widzi, kiedy i komu udostępniana jest jego pozycja. Udostępnianie można ograniczyć do czasu trwania operacji lub do wybranych ról, okres przechowywania ustawia się dla każdego rodzaju danych, metadane zdjęć są usuwane lub zachowywane według zasad, a eksporty i działania administratorów trafiają do dziennika audytu. Te ustawienia wspierają Państwa pracę nad zgodnością z RODO; powyższe decyzje pozostają po Państwa stronie. Zobacz stronę o bezpieczeństwie i udostępnianie lokalizacji zespołu.