Jak poprowadzić debriefing, po którym coś się zmienia

Debriefing to etap LEARN w cyklu przygotowania, a jego wyniki napędzają CHANGE THE WORLD MODEL: zagrożenie dodane do mapy, krok dopisany do planu, ćwiczenie w kalendarzu.

W Polsce formalną stronę opisuje rozporządzenie o KSRG. Po każdym zdarzeniu kierujący sporządza informację ze zdarzenia (§ 39), a analizę działania ratowniczego wykonuje się obowiązkowo między innymi po śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku ratowników, przy zdarzeniu masowym i przy poważnej awarii (§ 44). Przy innych zdarzeniach podmioty KSRG, także OSP, mogą przygotować ją same. Debriefing to rozmowa, która poprzedza ten dokument i dostarcza mu treści. Sama metoda jest opisana w haśle omówienie po działaniach.

Ustawić ludzi w kręgu, zanim ktokolwiek odjedzie. Zapytać, co poszło dobrze, co nie i czy coś musi się zmienić przed następną służbą. Potem wprost zapytać, czy ktoś potrzebuje wsparcia. Zapisać uszkodzony sprzęt, sytuacje niebezpieczne i dokumenty do zachowania. Przyczyny zostawić na później, bo zmęczeni ludzie pod koniec służby źle je wyjaśniają.

Warto je przeczytać na głos, nawet jeśli wszyscy już je znają. Najwięcej znaczą dla osoby najmłodszej stażem w sali.

• Jesteśmy tu, aby poprawić system. Sprawy dyscyplinarne załatwia się gdzie indziej.
• Stopnie zostają za drzwiami: pierwsza mówi osoba najmłodsza stażem.
• Mówi jedna osoba naraz, i to z własnej perspektywy.
• Rozbieżności zapisujemy. Nikt nie musi dochodzić do jednej wersji.
• To, co powiedziano o ludziach, zostaje tutaj. Dalej idą ustalenia.

Pytać o pracę i o to, co ludzie widzieli w danej chwili. „Dlaczego pojechaliście do sektora C?” brzmi jak zarzut. „Co wiedzieliście, kiedy zespół jechał do sektora C?” przynosi lepszą odpowiedź.

• Czego spodziewaliście się w tym momencie?
• Jakie informacje mieliście i skąd?
• Czego potrzebowaliście, a nie mieliście?
• Kiedy po raz pierwszy zauważyliście, że plan przestał pasować?
• Co by to ułatwiło?
• Co zrobiliście, czego nie ma nigdzie zapisanego?

Fakt ma źródło, które ktoś inny może sprawdzić: wpis w dzienniku o 14:12, zapisany ślad, zdjęcie z godziną. Relacja to to, co ktoś widział lub w co wierzył. Jest równie cenna z innego powodu, bo wyjaśnia, dlaczego ta osoba tak działała. Na tablicy warto prowadzić dwie kolumny. Gdy dwie relacje się różnią, zapisać obie i poszukać zapisu, a jeśli zapis ma luki, powiedzieć o tym. Moment, w którym coś stało się wiadome, mówi często więcej niż moment, w którym się wydarzyło.

Notatki z debriefingu mogą żyć dłużej niż spotkanie. Zgodnie z art. 217 Kodeksu postępowania karnego rzeczy mogące stanowić dowód wydaje się na żądanie sądu lub prokuratora, a w wypadkach niecierpiących zwłoki także Policji. W urzędach i innych podmiotach wykonujących zadania publiczne dokumenty mogą podlegać ustawie o dostępie do informacji publicznej. Jeśli możliwe jest postępowanie karne, kontrola albo roszczenie, przed spotkaniem warto zasięgnąć porady prawnej.

Większość wniosków umiera, bo zostaje na etapie spostrzeżeń. Każdy warto przeprowadzić przez poniższe kroki przed zamknięciem spotkania, najpóźniej w ciągu tygodnia.

1. Ustalenie: co się stało, z dowodem. „Otwarcie bramy 2 zajęło jedenaście minut.”
2. Przyczyna: dlaczego. „Klucz był u porządkowego na drugim końcu terenu.”
3. Wniosek: co jest prawdą ogólnie. „Przy zapasowych wyjściach musi stać osoba z kluczem.”
4. Działanie: jedna zmiana w konkretnej rzeczy. „Dodać posiadacza klucza do karty bramy 2, a skrzynkę na klucz do listy sprzętu.”
5. Odpowiedzialny i termin: jedna osoba, jedna data.
6. Dowód: skąd będzie wiadomo, zwykle na kolejnych ćwiczeniach.

W Sinkaos debriefing powstaje z zapisu: wiadomości, zadań, zdarzeń, śladów, wersji planu, alertów i multimediów. Relacje osobiste są trzymane oddzielnie od ustalonych faktów, ustalenia wiążą się z dowodami, wnioski mają właściciela, zakres i status, a działania terminy i dowód wykonania. Wnioski mogą następnie proponować zmiany w planach, szkoleniach, sprzęcie, trasach i mapach. Zobacz model świata.