Cuadrantes de turnos y control de cualificaciones que saben quién puede ir de verdad.
Sinkaos reúne personas, cualificaciones y material en un solo lugar, sugiere un cuadrante con sus motivos y deja la aprobación a una persona. Es la fase RESOURCE del bucle de Sinkaos: toma de su modelo del mundo a quién y qué tiene, y una vez aprobado el cuadrante cada teléfono descarga su paquete de misión.
- KNOW
- RESOURCE
- TRAIN
La hoja dice que está cualificada. El permiso venció en marzo.
Los registros de formación están en una hoja de cálculo, el cuadrante en otra y la lista de material en un portafolios del almacén. Quien hace el cuadrante lleva el resto en la cabeza: quién tiene el título de patrón, quién lleva tres fines de semana seguidos, qué vehículo está en el taller. Cuando alguien falla el viernes por la noche, la solución es llamar uno por uno.
Las fechas que hay detrás son obligaciones reales. El Reglamento General de Conductores da a los permisos C y D una vigencia de cinco años, y de diez a los demás, hasta los 65 años. El material de primeros auxilios se revisa periódicamente y se repone en cuanto caduca (Real Decreto 486/1997, anexo VI, para los lugares de trabajo). Los extintores tienen su programa de mantenimiento anual (Real Decreto 513/2017). Y una entidad de voluntariado debe dar formación básica y específica a sus voluntarios y mantener su seguro (Ley 45/2015, artículo 14). Cada fecha es sencilla por sí sola. Un equipo con decenas de ellas, por persona y por elemento, necesita ver qué significan para el sábado.
Un evento de dos días, de la matriz de cumplimiento a cada teléfono.
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LunEl plan dice qué necesitaEl plan de unas fiestas junto al río pide seis personas de primeros auxilios, dos de embarcación, cuatro conductores y un responsable de guardia cada día. Una comprobación de viabilidad lo compara con las personas, cualificaciones, vehículos y material disponibles.ViabilidadPlanes
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MarLa matriz muestra el huecoLa matriz de cumplimiento muestra quién está al día, a punto de vencer, vencido o sin una cualificación. Una persona de primeros auxilios está vencida y dos de embarcación vencen este mes. La vencida se inscribe en el curso del jueves.Matriz de cumplimientoInscripción
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Mié 10:00Se sugiere un cuadrante, con motivosSinkaos propone a alguien para cada función, ordenado por cualificación, experiencia, reparto equitativo y distancia. Muestra por qué se sugirió o se dejó fuera a cada persona y mantiene las reglas firmes separadas de las preferencias.Cuadrantes sugeridosDecisiones explicadas
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Mié 11:30Una persona lo apruebaLa responsable de guardia fija dos nombres, cambia una elección y deja dos reservas. No se publica nada hasta que ella lo aprueba.AprobaciónReservas
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JueSe revisa el materialLa dotación reserva embarcaciones, emisoras y botiquines y detecta un choque con una sesión de formación. Una emisora está en reparación y un botiquín tiene consumibles caducados, de modo que ambos se cambian antes de entregarlos, con un escaneo QR.DotacionesDisponibilidad
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Sáb 06:30Un cambio el mismo díaUn conductor cancela. El hueco aparece como alerta de dotación, la responsable de guardia elige una reserva y la asignación actualizada llega a ese teléfono.RespuestasAlertas de dotación
Control de cualificaciones, cuadrantes y estado del material en un solo sitio.
Matriz de cumplimiento
Quién está al día, a punto de vencer, vencido o sin una cualificación obligatoria.
Cualificaciones con justificantes
Formación, acreditaciones, roles, idiomas y permisos de conducir en un único modelo, con caducidad y reglas como «renovar primeros auxilios cada 12 meses».
Avisos de caducidad
Recordatorios antes de que algo caduque y alertas de dotación por huecos y carencias.
Cuadrantes sugeridos
Cuentan la disponibilidad, los compromisos existentes y el tiempo de viaje. Una persona aprueba el resultado.
Conexión con sistemas de personal
Conecte el sistema de gestión de voluntarios y personal que ya usa e importe de él turnos y puestos.
Estado del material
Utilizable, incompleto, averiado o en reparación, con mantenimientos e inspecciones que cambian el estado.
Dotaciones
Qué necesita una operación o simulacro, qué se entregó y qué volvió.
Vehículos
Inspecciones, averías y reparaciones, para que un plan no cuente con un vehículo que está en el taller.
Qué puede comprobar quien hace el cuadrante, y dónde.
| PREGUNTA | EN HOJAS DE CÁLCULO | EN SINKAOS |
|---|---|---|
| ¿Quién está al día para esta función? | Si la hoja se actualizó | Matriz de cumplimiento |
| ¿Por qué se la dejó fuera? | Pregunte a quien la hizo | El motivo aparece junto a la elección |
| ¿Quién ha hecho demasiados fines de semana? | Alguien se acuerda | El reparto equitativo forma parte del orden |
| ¿Quién dijo que sí? | Buscar en el grupo de chat | Aceptó, rechazó o canceló, con historial |
| ¿Está lista la embarcación? | El portafolios del almacén | Estado, inspecciones y reparaciones |
| ¿Está el material donde debe estar? | Ir a mirar | Ubicación prevista y real, por separado |
Qué no hacen los cuadrantes en Sinkaos.
Equipos y turnos a los que se adapta.
Preguntas sobre cuadrantes y cualificaciones.
¿Sinkaos sustituye a nuestro sistema de personal?
¿Cómo elige a quién sugerir?
¿Qué pasa si una cualificación caduca después de aprobar el cuadrante?
¿Con qué sistemas de personal se puede conectar?
¿Se puede entregar material sin cobertura?
Fuentes
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