Jak vést debriefing, po kterém se něco změní

Debriefing je fáze LEARN v cyklu připravenosti a jeho výstupy pohánějí CHANGE THE WORLD MODEL: nové riziko na mapě, krok navíc v plánu, nácvik v kalendáři. Samotnou metodu popisuje heslo vyhodnocení zásahu.

U jednotek požární ochrany vyhodnocuje zásah a zpracovává zprávu o zásahu velitel zásahu (vyhláška č. 247/2001 Sb., § 26). Zpráva zachycuje síly a prostředky, situaci při příjezdu a nasazení jednotek. U cvičení složek IZS se dokumentace po skončení doplňuje o vyhodnocení a přijaté závěry (vyhláška č. 328/2001 Sb., § 17) a pokyn GŘ HZS č. 26/2005 k tomu popisuje vyhodnocovací etapu. Debriefing tyto povinnosti nenahrazuje: dokument zaznamená, co se stalo, a na schůzce se rozhodne, co se změní.

Svolejte lidi do kruhu, než kdokoli odjede. Zeptejte se, co šlo dobře, co ne a zda je potřeba něco změnit před další službou. Pak se přímo zeptejte, jestli někdo nepotřebuje podporu. Poznamenejte si rozbitou techniku, téměř nehody a záznamy, které je třeba uchovat. Hledání příčin nechte na později, protože unavení lidé po směně vysvětlují špatně.

Řekněte je nahlas, i když je všichni znají. Nejvíc záleží na nich tomu, kdo má v místnosti nejnižší postavení.

• Jsme tu kvůli zlepšení postupů. Kázeňské otázky se řeší jinde.
• Hodnosti necháváme za dveřmi: nejmladší mluví první.
• Mluví jeden člověk a vždy ze svého pohledu.
• Nesouhlas se zapisuje. Nemusíme dojít k jediné verzi.
• Co tu padne o lidech, zůstává tady; ven jdou jen zjištění.

Ptejte se na práci a na to, co lidé tehdy viděli. „Proč jste šli do sektoru C?“ zní jako obvinění. „Co jste věděli, když tým vyrazil do sektoru C?“ přinese lepší odpověď.

• Co jste v tu chvíli čekali, že se stane?
• Jaké informace jste měli a odkud?
• Co vám chybělo?
• Kdy jste poprvé poznali, že plán přestává sedět?
• Co by vám to usnadnilo?
• Co jste udělali a nikde to není napsané?

Fakt má zdroj, který může ověřit někdo další: záznam ze 14:12, nahranou stopu, fotografii s časem. Výpověď je to, co člověk viděl nebo si myslel. Má stejnou cenu, ale z jiného důvodu, protože vysvětluje, proč jednal. Na tabuli si veďte dva sloupce. Když si dvě výpovědi odporují, zapište obě a hledejte záznam. Pokud v záznamu je mezera, řekněte to. Mějte na paměti, že čas, kdy se o něčem štáb dozvěděl, bývá výmluvnější než čas, kdy se to stalo.

Poznámky z debriefingu mohou mít po schůzce další život. Pokud může následovat vyšetřování, soudní spor nebo odškodnění, poraďte se předem s právníkem, co a jak zapisovat. U osobních údajů platí obvyklá pravidla GDPR.

Většina poučení zanikne, protože zůstane u pozorování. Každé proveďte těmito kroky ještě před koncem schůzky, nejpozději do týdne.

1. Zjištění: co se stalo, s dokladem. „Otevření brány 2 trvalo jedenáct minut.“
2. Příčina: proč. „Klíč měl pořadatel na druhém konci areálu.“
3. Poučení: co platí obecně. „U záložních výjezdů musí být držitel klíče přímo u brány.“
4. Opatření: jedna změna konkrétní věci. „Do karty brány 2 doplnit držitele klíče a na seznam vybavení skříňku na klíče.“
5. Odpovědná osoba a termín: jeden člověk, jedno datum.
6. Doklad: podle čeho to poznáte, většinou na příštím cvičení.

V Sinkaosu vychází debriefing ze záznamu: zpráv, úkolů, incidentů, stop, verzí plánu, upozornění a médií. Osobní pohledy drží odděleně od zjištěných faktů, zjištění váže na doklady, poučení mají odpovědnou osobu, rozsah a stav a opatření termín a doklad o splnění. Poučení pak mohou navrhnout změny plánů, výcviku, vybavení, tras a map. Viz model světa.