Planbesprechung vorbereiten: eine Tabletop-Übung in etwa zwei Stunden

Einheitliche Begriffe gibt es in Deutschland nicht. Der BSI-Standard 200-4 beschreibt die Planbesprechung als moderierte Besprechung eines Plans, in der nichts real ausgeführt wird, typischerweise zwei bis vier Stunden lang. Die Stabsübung trainiert dort die Stabsarbeit an einem Szenario, die Stabsrahmenübung bindet zusätzlich weitere Stellen ein, die parallel üben. Der Standard ist für das Notfallmanagement von Organisationen geschrieben, seine Abgrenzung hilft aber auch Gemeinden und Hilfsorganisationen. Die Feuerwehren kennen die Planübung: In Sachsen-Anhalt steht sie als eigene Übungsart in der Übungsrichtlinie, und der Landkreis Börde beschreibt sie als Vorbereitung auf Einsätze anhand von Karten, Plänen oder Modellen.

Für viele Stellen steht hinter der Übung eine echte Pflicht. In Bayern müssen Katastrophenschutzbehörden nach Art. 3 BayKSG in angemessenem Umfang Katastrophenschutzübungen durchführen, und die Richtlinien für den Katastrophenschutz um kerntechnische Anlagen verlangen Planbesprechungen, sobald die Planung wesentlich geändert wird. Die Zeiten in diesem Ratgeber sind unser eigener Vorschlag.

Das Format ist günstig und wiederholbar. Es deckt unklare Zuständigkeiten, fehlende Kontakte, falsche Annahmen und Entscheidungen auf, mit denen niemand gerechnet hat. Wie lange eine Trage durchs Treppenhaus dauert oder ob der Funk bis in den Talgrund reicht, zeigt es nicht. Dafür brauchen Sie eine Einsatzübung, und die Planbesprechung sagt Ihnen, welcher Teil den Aufwand lohnt.

Im Kreislauf der Einsatzvorbereitung gehört die Planbesprechung zu TRAIN, ihre Ergebnisse gehen in LEARN und CHANGE THE WORLD MODEL. Nehmen Sie deshalb Ihren echten Plan: Eine erfundene Stadt lehrt wenig über Ihre eigene Brücke.

Das BSI merkt an, dass Ziele von Planbesprechungen oft weich formuliert sind, etwa als Klärung von Zuständigkeiten. Für einen Stab, der den Plan bereits kennt, lohnen sich härtere Ziele. Zwei Stunden tragen höchstens drei. Schreiben Sie jedes so, dass jemand mit ja, teilweise oder nein antworten kann.

• Innerhalb von 15 Szenariominuten nach der ersten Warnung benennt die Bereitschaft, wer die Leitung hat und wer informiert ist.
• Die Gruppe findet alle Pflegeeinrichtungen im Überschwemmungsgebiet im Plan, ohne jemanden außerhalb des Raums anzurufen.
• Sobald der Mobilfunk als ausgefallen gilt, legt die Gruppe fest, wie jede Einheit erreicht wird und bis wann.

Bewerten Sie die Ziele und lassen Sie einzelne Personen außen vor. Beobachtende markieren jedes Ziel als erreicht, teilweise erreicht oder nicht erreicht und notieren einen Beleg aus dem Protokoll. Trennen Sie drei Arten von Feststellungen: eine Lücke im Plan, eine Lücke in Wissen oder Ausbildung, eine Lücke bei den Mitteln. Jede führt woandershin.

Das BSI empfiehlt, unmittelbar nach komplexeren Übungen die Eindrücke der Teilnehmenden einzusammeln, bekannt als Manöverkritik oder Hot Wash-up, und dabei erst die Übenden und dann die Beobachtenden sprechen zu lassen. Danach entsteht ein Übungsbericht mit Zielerreichung und Änderungsbedarf. Eine fehlerfreie Übung ist dort ausdrücklich kein Erfolgskriterium: Auch eine Übung, die Mängel aufdeckt, die dann behoben werden, war erfolgreich. Für ein kleines Team reicht eine Seite. Unser Ratgeber zur Einsatznachbesprechung enthält einen Ablauf und ein Maßnahmenregister. Bei länderübergreifenden Übungen zeigt die LÜKEX das größere Modell: Jede übende Organisation schreibt einen Erfahrungsbericht, das BBK führt die Ergebnisse zusammen.

Sinkaos macht aus einem echten Einsatzplan ein Übungsszenario, ohne das Original zu verändern, und führt Übungen in einem klar gekennzeichneten Übungsmodus durch, damit simulierte Ereignisse nicht mit echten verwechselt werden. Einspielungen, Verzweigungen und die Bewertung nach Kriterien sind eingebaut, und Feststellungen können Änderungen an Plänen, Routen und Karten vorschlagen. Mehr unter Ausbildung und Übungen.