Come scrivere il piano di safety e security di un evento, con checklist

Il piano di sicurezza di un evento descrive come l’organizzatore terrà al sicuro le persone e protetto l’evento: chi è responsabile di cosa, come si muoverà la folla, come è protetto il sito, come si segnalano e gestiscono le criticità e cosa succede se l’evento deve essere interrotto. Di solito è una parte di un piano di gestione dell’evento più ampio, accanto ai piani sanitario, antincendio, della viabilità e dell’assistenza.

Ha più lettori. Il Comune, la commissione di vigilanza e la Questura vogliono vedere che l’organizzatore ha pensato alla safety, alla security e alle emergenze. I Vigili del fuoco guardano uscite, vie di accesso dei mezzi di soccorso e vigilanza antincendio; la centrale operativa 118, il piano sanitario. L’istituto di vigilanza e i capisquadra degli steward devono conoscere i propri settori e i propri limiti. L’assicurazione può chiederlo dopo un incidente. Scriva per tutti loro e tenga le parti operative abbastanza brevi da essere davvero lette da un caposquadra al briefing.

Una verifica utile: se chi ha scritto il piano fosse irraggiungibile per tutta la durata dell’evento, la sala di controllo potrebbe gestirlo basandosi solo sul documento?

Non esiste un’unica legge europea sulla sicurezza degli eventi. I requisiti derivano da norme nazionali e locali, e la maggior parte degli organizzatori si appoggia a linee guida riconosciute per stabilire cosa sia «ragionevole».

In Italia il punto di partenza è il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (TULPS, r.d. 773/1931). Spettacoli e trattenimenti pubblici richiedono il titolo del Comune (artt. 68 e 69), e per i luoghi di pubblico spettacolo la licenza arriva solo dopo che la commissione di vigilanza ne ha verificato solidità e sicurezza (art. 80). La commissione è comunale oppure, per impianti con capienza superiore a 5.000 spettatori, provinciale presso la Prefettura (artt. 141, 141-bis e 142 del regolamento di esecuzione, r.d. 635/1940). Fino a 200 persone il parere è sostituito dalla relazione tecnica di un professionista iscritto all’albo. Per le attività indicate dal d.m. 22 febbraio 1996, n. 261, la commissione fissa anche il servizio di vigilanza antincendio dei Vigili del fuoco, che il titolare richiede e paga.

Dopo i fatti di piazza San Carlo a Torino del giugno 2017 la circolare del Capo della Polizia del 7 giugno 2017 ha reso abituale la distinzione tra safety (incolumità delle persone) e security (ordine e sicurezza pubblica). Oggi il riferimento è la direttiva del Gabinetto del Ministro dell’Interno del 18 luglio 2018 (n. 11001/1/110/(10)). L’organizzatore presenta al Comune, con congruo anticipo, l’istanza con le misure di sicurezza che intende adottare; se l’evento presenta peculiari condizioni di criticità, il Sindaco informa la Prefettura e il Comitato provinciale per l’ordine e la sicurezza pubblica, allargato al Comandante provinciale dei Vigili del fuoco, definisce i dispositivi di security e valuta quelli di safety. Le linee guida allegate danno numeri concreti per le aree all’aperto: densità massima di 2 persone al metro quadrato, verificata con una capacità di deflusso di 250 persone per modulo, almeno tre varchi di allontanamento in posizioni contrapposte e larghi almeno 2,40 m, ingressi controllati con titoli di accesso anche gratuiti o contapersone.

Il soccorso sanitario segue le linee di indirizzo dell’accordo sancito in Conferenza unificata il 5 agosto 2014 sugli eventi e le manifestazioni programmate, recepito con delibere regionali: un punteggio di rischio (l’algoritmo di Maurer) determina ambulanze e personale sanitario. Chi controlla gli accessi in eventi di intrattenimento deve essere iscritto nell’elenco prefettizio degli addetti ai servizi di controllo (d.m. 6 ottobre 2009), mentre gli steward previsti dal d.m. 8 agosto 2007 riguardano gli stadi con più di 7.500 posti che ospitano il calcio professionistico. I volontari di protezione civile possono occuparsi di assistenza alla popolazione, mai di compiti di ordine pubblico come il controllo degli accessi o del traffico.

Nel Regno Unito il Purple Guide (Events Industry Forum) è il riferimento standard per salute, sicurezza e benessere negli eventi all’aperto, e l’Health and Safety Executive pubblica linee guida sulla gestione della folla. Il Terrorism (Protection of Premises) Act 2025, noto come Martyn’s Law, ha ricevuto il Royal Assent il 3 aprile 2025. Imporrà un obbligo rafforzato agli eventi pubblici che rientrano nei criteri, con almeno 800 persone attese contemporaneamente e ingresso controllato. Il governo ha annunciato un periodo di attuazione di almeno 24 mesi; le linee guida ufficiali sono state pubblicate nell’aprile 2026.

A livello internazionale, la norma ISO 22353:2026 (Security and resilience, linee guida per la gestione della folla) è stata pubblicata nell’agosto 2026. Tratta la profilazione della folla, la valutazione della capienza, afflusso e deflusso e i piani di gestione della folla in situazioni normali e di emergenza.

L’ordine seguente funziona per la maggior parte degli eventi. Ogni passo alimenta il successivo, quindi resista alla tentazione di partire dalla tabella del personale.

1. Descriva l’evento. Date, orari di apertura, sito, affluenza prevista (il picco, non il totale), profilo del pubblico, alcol, campeggio notturno, artisti od ospiti di alto profilo e tutto ciò che è andato storto nelle edizioni precedenti.
2. Valuti i rischi. Densità e movimento della folla, interferenze tra veicoli e pedoni, strutture temporanee, meteo, incendio, emergenze sanitarie, disordini, bambini smarriti, furti e atti ostili. Per ciascuno annoti probabilità, impatto e misura adottata. La direttiva del 2018 chiede di calibrare le misure sulle vulnerabilità concrete di ciascun evento: tipo di manifestazione, conformazione del luogo, numero e caratteristiche dei partecipanti.
3. Calcoli la capienza. Superficie utilizzabile di ogni area, larghezza di ingressi e uscite, tempi di riempimento e di svuotamento del sito. Per le aree all’aperto le linee guida ministeriali partono da 2 persone al metro quadrato. Pianifichi per il momento peggiore: la fine dell’esibizione principale o un temporale improvviso.
4. Definisca la catena di comando. Chi guida l’evento il giorno stesso, chi può interrompere lo spettacolo, chi parla con i servizi di emergenza e chi sostituisce ciascuno di loro se non è disponibile.
5. Pianifichi personale e settori. Sicurezza, steward, vigilanza antincendio e sanitari per settore e per ora, con i capisquadra indicati per nome e i rapporti numerici motivati.
6. Pianifichi le comunicazioni. Canali radio, numeri di telefono, nominativi radio, il registro delle criticità e cosa succede quando la rete mobile è satura.
7. Scriva le procedure di emergenza. Interruzione dello spettacolo, evacuazione parziale e totale, riparo sul posto, chiusura del sito (lockdown), bambino smarrito, emergenza sanitaria grave, maltempo. Ciascuna con un evento scatenante, un decisore e il testo esatto dell’annuncio.
8. Istruisca, provi e riesamini. Un’esercitazione a tavolino con i principali fornitori, un sopralluogo prima dell’apertura e un debriefing successivo che alimenta l’edizione seguente.

La maggior parte dei piani per eventi è più debole proprio nel punto in cui le criticità vanno storte: tra il momento in cui qualcuno nota un problema e quello in cui la persona giusta interviene. Descriva come uno steward segnala qualcosa, chi la riceve, come arriva alla sicurezza o ai sanitari e come la sala di controllo sa che è stata gestita.

Tenga un unico registro delle criticità alimentato da tutti, mantenendo separati l’ora in cui qualcosa è accaduto e l’ora in cui è stato segnalato. Preveda una rete mobile satura nei momenti di picco: radio per le comunicazioni vocali urgenti e strumenti che mettono in coda le segnalazioni invece di perderle. La nostra pagina su come andare oltre WhatsApp e la radio approfondisce il tema, e il debriefing post-intervento (after-action review) spiega come usare il registro dopo l’evento.

Sinkaos non scrive il piano. Lo fa funzionare il giorno dell’evento: la mappa del sito con settori e uscite, gli steward che entrano con un codice QR, le criticità condivise tra sicurezza, steward e sanitari e una cronologia da esportare per il debriefing. Veda sicurezza eventi e steward.