Sledování polohy zaměstnanců a dobrovolníků v terénu podle GDPR

GDPR výslovně uvádí lokační údaje mezi identifikátory, které z informace dělají osobní údaj (čl. 4 bod 1). Živá poloha spojená se jménem člena týmu i stopa, kudy během směny šel, jsou osobní údaje. Za delší dobu o člověku prozradí i to, kde bydlí, kdy dělá přestávky nebo ke kterému lékaři chodí.

Správcem je ten, kdo rozhoduje, proč a jak se polohy sbírají: zaměstnavatel, obec, záchranná organizace nebo nezisková organizace, která akci vede. U jednotky SDH obce je správcem obec. Firma, která vám software provozuje, je obvykle zpracovatelem a potřebujete s ní smlouvu podle čl. 28. Když v jedné akci pracuje víc organizací, dohodněte se, kdo za co odpovídá; společní správci to musí upravit podle čl. 26.

Souhlas podle GDPR musí být svobodný. Pokyny EDPB k souhlasu uvádějí, že kvůli nerovnému postavení zaměstnavatele a zaměstnance mohou zaměstnanci svobodný souhlas dát jen výjimečně a zaměstnavatel by se měl opírat o jiný titul. Pokud by člověku za odmítnutí hrozil jakýkoli následek, souhlas neplatí.

Česká úprava k tomu přidává § 316 odst. 2 a 3 zákoníku práce: zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze své činnosti zaměstnance sledovat, a pokud takový důvod má, musí zaměstnance přímo informovat o rozsahu a způsobu kontroly. Dobrovolníci zaměstnanci nejsou, podobný tlak ale vzniká, když je sledování podmínkou účasti v jednotce nebo na akci. Souhlas se hodí pro funkce, které jsou opravdu volitelné. Pro samotný zásah je poctivější a stabilnější opřít se o oprávněný zájem nebo plnění úkolu, podložené řádným posouzením.

Čl. 35 vyžaduje posouzení vlivu na ochranu osobních údajů tam, kde zpracování pravděpodobně představuje vysoké riziko pro práva a svobody lidí. Pokyny k DPIA, které převzal Evropský sbor pro ochranu osobních údajů (WP248 rev.01), uvádějí kritéria vysokého rizika. Sledování polohy týmu jich často splní několik:

• Systematické monitorování polohy lidí.
• Zranitelné subjekty údajů: pokyny výslovně jmenují zaměstnance kvůli nerovnému postavení.
• Inovativní využití technologií, například propojení stop se senzory, kamerami nebo automatickými upozorněními.
• Párování nebo kombinace datových sad, třeba stop s rozpisem služeb a záznamy událostí.
• Rozsáhlé zpracování, když sledujete mnoho lidí dlouhou dobu.

Čl. 12 a 13 vyžadují srozumitelné informace v okamžiku, kdy sběr poloh začíná. V terénu jim jednoduše a ještě před zapnutím aplikace řekněte alespoň tohle: kdo je správce, proč se polohy sbírají a na základě jakého titulu, kdo je vidí, kdy sledování běží a kdy končí, jak dlouho se stopy uchovávají a jak uplatnit svá práva, včetně práva vznést námitku u oprávněného zájmu nebo veřejného úkolu.

Stanovisko pracovní skupiny WP29 č. 2/2017 ke zpracování údajů v zaměstnání přidává praktickou věc: pokud lze zařízení nebo vozidlo používat i soukromě, má mít člověk možnost sledování mimo pracovní dobu vypnout. Pro důvěru hodně udělá i viditelný ukazatel, že sdílení běží, a jasně daný konec.

Sbírejte jen to, co účel potřebuje (čl. 5 odst. 1 písm. c), a uchovávejte to jen po nezbytnou dobu (čl. 5 odst. 1 písm. e). Pevný počet dní GDPR nestanoví, dobu určujete a zdůvodňujete sami. Osvědčilo se:

• Živou polohu sdílejte jen během aktivní akce a jen s rolemi, které ji potřebují.
• Podrobné stopy uchovávejte po dobu potřebnou pro vyhodnocení zásahu, pak je smažte nebo agregujte.
• Déle držte jen to, k čemu máte konkrétní důvod, například událost v šetření.
• Stopy nepoužívejte k hodnocení výkonu, pokud tento účel předem neposoudíte a neoznámíte.
• Z fotek před odesláním mimo akci odstraňte polohu, pokud není potřeba.

V Sinkaosu člen týmu vždy vidí, že jeho poloha je sdílená a s kým. Sdílení lze omezit na dobu akce nebo na určité role, doba uložení se nastavuje podle typu údajů, metadata polohy ve fotkách se podle pravidel odstraní nebo ponechají a exporty i zásahy správců jdou do auditního záznamu. Tato nastavení vaši práci s GDPR podpoří, rozhodnutí výše ale zůstávají na vás. Viz bezpečnost a sdílení polohy týmu.